Bạn muốn không gian văn phòng không chỉ đẹp mắt mà còn giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn? Bí mật chính là ở cách sắp xếp bàn ghế văn phòng! Hãy cùng Okamura khám phá những cách sắp xếp khoa học, giúp nâng cao tinh thần và khả năng tập trung của nhân viên, biến văn phòng thành nơi làm việc lý tưởng.
1. Dựa trên tính năng khu vực
Đây là phương pháp tổ chức không gian nội thất, sao cho phù hợp với hoạt động và chức năng cụ thể của từng khu vực trong văn phòng. Để hiểu rõ hơn về phương pháp sắp xếp này, bạn có thể tham khảo chi tiết tại đây:
1.1. Loại văn phòng phù hợp
Việc sắp xếp bàn ghế theo tính năng khu vực mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời, giúp doanh nghiệp tạo ra không gian làm việc linh hoạt, đồng thời đáp ứng được nhu cầu của nhiều nhóm, bộ phận khác nhau.
Cách sắp xếp đặc biệt phù hợp với những văn phòng có diện tích đủ lớn để phân chia thành nhiều khu vực chức năng riêng biệt. Đây là những văn phòng thường yêu cầu nhiều khu vực khác nhau để dễ dàng làm việc nhóm, tổ chức cuộc họp, trao đổi ý tưởng, tiếp khách,...
1.2. Hướng dẫn cách sắp xếp
Để sắp xếp bàn ghế trong văn phòng một cách khoa học và hợp lý, bạn có thể chia văn phòng thành 5 khu vực theo hướng dẫn sau:
Khu vực lễ tân và phòng chờ của khách: Bao gồm bàn lễ tân, ghế lễ tân, ghế băng chờ và một số điểm nhấn giúp nhận diện thương hiệu công ty. Trong đó, việc lựa chọn bàn lễ tân phù hợp có thể tạo ấn tượng tích cực đối với khách đến thăm văn phòng. Vì vậy, bạn cần đảm bảo độ cao và diện tích bàn thuận tiện cho nhân viên di chuyển và hoạt động trong khu vực.
Khu vực làm việc nhân viên : Đây là khu vực tập trung chủ yếu toàn bộ nhân viên làm việc nên cần trang bị đầy đủ bàn làm việc, ghế văn phòng, ghế công thái học, vách ngăn,... Phụ thuộc vào tính chất công việc, bạn có thể phân bổ không gian theo nhóm hoặc cá nhân. Trong đó, không gian theo nhóm sẽ phù hợp cho những công việc cần tính hợp tác, trao đổi và không gian cá nhân phù hợp cho những công việc cần sự tập trung.
Khu vực phòng họp: Đây là khu vực đặc thù chuyên dùng để họp và tiếp khách nên cần thể hiện được sự chuyên nghiệp và trang trọng. Do đó, bạn nên trang bị tối thiểu 1 bàn họp chính (thường là hình chữ nhật, tròn hoặc oval) và ghế họp xung quanh. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xem xét thiết kế thêm khu vực để mẫu sản phẩm hoặc những thông tin liên quan đến thương hiệu.
Khu vực quản lý: Đây là khu vực dành cho ban giám đốc và lãnh đạo cấp cao trong công ty như chủ tịch, giám đốc, phó giám đốc,... Khu vực quản lý nên tách riêng với khu vực nhân viên và sắp xếp thành các phòng làm việc cá nhân. Mỗi phòng sẽ gồm một bộ bàn ghế lãnh đạo cao cấp để đảm bảo sự yên tĩnh và tập trung cho công việc điều hành.
Khu vực chung: Bao gồm bàn ghế cafe, một số máy móc để thư giãn, ngoài ra bạn có thể để thêm bàn cao và ghế bar để tổ chức tiệc nhẹ, ăn trưa khi cần. Việc sắp xếp bàn ghế ở khu vực chung giúp tạo không gian thư giãn, tái tạo năng lượng cho nhân viên và thúc đẩy sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty.
2. Dựa trên đặc thù phòng ban
Đây là phương pháp bố trí không gian làm việc dựa trên chức năng, nhiệm vụ và tính liên kết giữa các phòng ban trong công ty. Để hiểu rõ hơn về phương pháp sắp xếp này, bạn có thể tham khảo chi tiết tại đây:
2.1. Loại văn phòng phù hợp
Việc bố trí nội thất dựa trên đặc thù phòng ban tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và hợp tác giữa các nhân viên trong cùng bộ phận. Nhờ đó, luồng vận hành của tổ chức diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và không bị gián đoạn.
Phương pháp này rất lý tưởng cho các văn phòng có không gian rộng, cho phép phân chia thành nhiều khu vực riêng biệt theo từng phòng ban. Điều này đảm bảo mỗi khu vực có đủ diện tích để bố trí bàn ghế và các trang thiết bị cần thiết. Các công ty thường áp dụng phương pháp này để khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp giữa các phòng ban, từ đó thúc đẩy sự sáng tạo và nâng cao hiệu quả công việc.
2.2. Hướng dẫn cách sắp xếp
Bạn chia văn phòng thành các khu vực, mỗi khu vực tương ứng với một phòng ban và sắp xếp bàn ghế theo các tiêu chí sau:
Phòng Hành chính - Nhân sự: Bạn nên sắp xếp bàn theo dãy hoặc cụm để đảm bảo có đủ không gian lưu trữ tài liệu và hồ sơ. Ngoài ra, cần trang bị thêm bàn ghế tiếp khách gần khu vực làm việc để tiếp nhận và phỏng vấn ứng viên. Phòng Hành chính - Nhân sự nên đặt cạnh phòng Tài chính - Kế toán để tiện cho việc theo dõi và tính toán lương, thưởng, thuế thu nhập cá nhân.
Phòng Tài chính - Kế toán: Mỗi nhân viên kế toán nên được cung cấp bàn làm việc riêng để dễ dàng quản lý tài liệu mật và máy tính. Ngoài ra, bạn nên đặt bàn gần khu vực có máy in, két sắt và tủ bảo mật, nhằm đảm bảo an toàn và thuận tiện cho công việc.
Phòng Kỹ thuật - IT: Bạn nên bố trí bàn làm việc dài theo dãy để dễ dàng làm việc nhóm và trao đổi thông tin. Bàn ghế cũng cần được bố trí tại những khu vực có đủ không gian để đặt các thiết bị máy tính, máy chủ và dụng cụ sửa chữa.
>>>Tham khảo thêm bài viết: "Sự bùng nổ của ngành công nghệ trò chơi trong tương lai với ghế STRIKER từ Okamura"
Phòng Marketing - Quảng cáo: Bạn có thể sắp xếp bàn làm việc theo cụm hoặc sử dụng bàn lớn để nhân viên dễ dàng thảo luận và trao đổi ý tưởng. Ngoài ra, khu vực nên đặt thêm ghế sofa hoặc ghế bành để nhân viên thư giãn và lấy cảm hứng.
Phòng Bán hàng: Bạn có thể sắp xếp bàn làm việc theo cụm để thành viên trong bộ phận dễ dàng trao đổi và hợp tác. Ở khu vực cần đặt thêm một bộ bàn ghế tiếp khách để nhân viên kinh doanh gặp gỡ và trao đổi với khách hàng. Ngoài ra, phòng bán hàng cần đặt gần phòng Marketing - Quảng cáo để xây dựng chiến lược tiếp thị hiệu quả.
Với một số phòng ban khác như phòng RD, phòng quản lý kho,... (tùy từng doanh nghiệp) bạn nên căn cứ vào đặc tính công việc và những bộ phận hay hợp tác để thiết kế khu vực làm việc phù hợp nhất.
3. Kinh nghiệm sắp xếp bàn ghế hiệu quả
Sắp xếp bàn ghế trong văn phòng một cách hiệu quả là chìa khóa để tối ưu hóa không gian làm việc và nâng cao năng suất. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng giúp bạn thực hiện điều này một cách khoa học và hợp lý:
3.1. Xác định rõ lối đi chính và lối đi phụ
Lối đi chính thường cần rộng rãi và thông thoáng giúp mọi người dễ dàng di chuyển trong những trường hợp khẩn cấp như cháy nổ, sơ tán nhanh,.... Trong khi đó, lối đi phụ có thể hẹp hơn nhưng vẫn đủ diện tích để di chuyển. Việc xác định rõ lối đi chính - phụ giúp bạn sắp xếp bàn ghế, thiết bị một cách hợp lý, tránh lãng phí diện tích và gây cản trở nhân viên trong quá trình làm việc.
Để xác định lối đi chính và lối đi phụ khi bố trí nội thất văn phòng, bạn có thể tham khảo gợi ý sau:
Lối đi chính: Thường là lối vào chính sát cửa văn phòng, nơi mà nhân viên và khách hàng thường xuyên di chuyển qua lại. Bạn cần đảm bảo lối đi này đủ rộng rãi, không bị cản trở bởi bàn ghế hoặc các vật dụng khác. Để đánh dấu lối đi chính rõ ràng, bạn có thể sử dụng thảm hoặc vạch kẻ sáng màu.
Lối đi phụ: Có thể dẫn đến các khu vực ít sử dụng hơn như khu vực lưu trữ, phòng làm việc cá nhân hoặc khu vực thư giãn. Lối đi này có thể hẹp hơn lối đi chính nhưng vẫn cần đủ rộng để di chuyển thoải mái cho tối thiểu 1 người. Bạn hãy đảm bảo lối đi phụ không bị chặn bởi các vật dụng không cần thiết.
3.2. Lựa chọn bàn ghế phù hợp
Bàn ghế là trang thiết bị phục vụ chính cho công việc của nhân viên, đồng thời chiếm phần lớn diện tích trong văn phòng. Việc lựa chọn đúng loại hình, kích cỡ, màu sắc sẽ góp phần tạo ra một bố cục tổng thể cho văn phòng làm việc, giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và tràn đầy năng lượng hơn.
Mỗi không gian văn phòng có một đặc điểm riêng, từ vị trí cửa ra vào, cửa sổ đến cột nhà, nên không thể áp dụng chung cùng một kiểu dáng bàn ghế. Thay vào đó, bạn có thể tham khảo những gợi ý dưới đây để lựa chọn bàn ghế hiệu quả hơn:
Hướng dẫn cách chọn bàn phù hợp:
Kích thước: Bạn nên căn cứ theo số lượng người sử dụng và diện tích không gian để chọn bàn có kích thước đủ lớn. Một số mẫu bàn làm việc bạn có thể tham khảo bao gồm bàn làm việc chữ L, bàn dài hình chữ nhật, bàn làm việc tròn,...
Chất liệu: Bạn nên ưu tiên các chất liệu bền vững, dễ vệ sinh và bảo dưỡng như chất liệu nhôm nhựa, thép không gỉ,...
Thiết kế: Với những văn phòng muốn thể hiện sự chuyên nghiệp và vị thế thương hiệu, bạn có thể ưu tiên những mẫu bàn có thiết kế hiện đại, tích hợp nhiều chức năng để tiện lợi cho công việc hàng ngày như ngăn kéo, móc treo, vách ngăn, dẫn cáp,...
Hướng dẫn cách chọn ghế phù hợp:
Nên chọn ghế hỗ trợ tư thế ngồi: Bạn nên chọn mẫu ghế làm việc thiết kế hiện đại, hỗ trợ nhiều tư thế ngồi tốt cho sức khỏe, giúp tăng năng suất lao động. Trong đó, những chiếc ghế được thiết kế dựa trên kiến thức về công thái học, ghế công thái học có cơ chế ngã trước sẽ giúp giảm các triệu chứng tê chân, mỏi vai gáy gây ra do ngồi sai tư thế trong một thời gian dài sẽ là lựa chọn phù hợp nhất.
Ưu tiên chất liệu bền vững: Bạn nên ưu tiên lựa chọn ghế làm từ các loại chất liệu bền vững, thân thiện với môi trường, đồng thời có thể tự lựa chọn màu sắc để phù hợp với nhiều thiết kế văn phòng khác nhau.
Để lựa chọn ghế văn phòng và ghế giám đốc phù hợp, bạn có thể tham khảo các mẫu ghế Okamura TẠI ĐÂY. Ngoài ra, Okamura cũng cung cấp các mẫu ghế chuyên dụng cho nhiều nhu cầu đặc biệt khác. Đây là những mẫu ghế đến từ thương hiệu Nhật Bản với lịch sử lâu đời và nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chế tạo sản phẩm nội thất văn phòng.
3.3. Dự kiến sơ bộ về kế hoạch phát sinh nhân sự
Việc dự kiến sơ bộ kế hoạch phát sinh nhân sự giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho định hướng phát triển và mở rộng trong tương lai. Điều này đảm bảo rằng, khi số lượng nhân viên tăng lên, công ty vẫn có đủ không gian và trang thiết bị cần thiết để hỗ trợ công việc hàng ngày mà không phải thực hiện các thay đổi lớn hoặc gây gián đoạn. Để thực hiện, bạn làm theo hướng dẫn sau:
Lựa chọn nội thất linh hoạt: Bạn có thể ưu tiên lựa chọn nội thất có linh hoạt cao, thay đổi dễ dàng như bàn gấp, ghế di động và vách ngăn di động. Điều này giúp bạn thuận lợi thay đổi bố cục văn phòng khi số lượng nhân viên tăng lên mà không cần tốn nhiều chi phí và thời gian.
Có khu vực dự phòng: Bạn hãy dành một phần không gian văn phòng làm khu vực dự phòng để có thể mở rộng khi cần thiết. Khu vực này có thể được sử dụng cho các hoạt động khác như thư giãn, làm phòng họp nhỏ, lưu trữ giấy tờ,... và dễ dàng chuyển đổi thành không gian làm việc khi cần thiết.
Tối ưu hóa không gian dọc: Sử dụng kệ tường và tủ lưu trữ là phương án tối ưu hóa không gian dọc phổ biến nhất hiện nay. Phương pháp này giúp văn phòng luôn gọn gàng và tạo thêm không gian làm việc khi cần (bỏ phần tủ kệ và kê thêm bàn ghế làm việc). Tuy nhiên, kệ và tủ lưu trữ cần được bố trí sao cho không gây cản trở lối đi và dễ dàng tiếp cận.
Bằng việc áp dụng những kinh nghiệm trên, Okamura tin rằng bạn sẽ có thể sắp xếp bàn ghế trong văn phòng một cách hiệu quả, tạo nên môi trường làm việc khoa học và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên. Nếu có nhu cầu tham khảo những mẫu bàn ghế làm việc hiện đại, phong cách, bạn có thể đến trực tiếp showroom hoặc tham khảo sản phẩm đến từ thương hiệu Okamura qua webiste Okamura